Caso · Grupo educativo · México
Implantación en cursoDel caos documental a un agente que no inventa.
Un grupo educativo con varios campus tenía todo su conocimiento escrito — y por eso mismo, tres versiones de cada cosa. Este es el trabajo de convertirlo en una memoria de la que un agente puede responder sin equivocarse: con fuente, con aprobación humana y con fecha de caducidad.
El punto de partida
Una organización educativa con varias sedes, cientos de familias atendidas cada semana por teléfono, correo y mensajería, y un cuerpo documental que había crecido durante años: manuales de familias, circulares de cada curso, protocolos internos, actas de coordinación y una cantidad considerable de criterio no escrito.
El problema no era la falta de información. Era que ninguna pieza sabía cuál era su autoridad: qué documento mandaba sobre cuál, hasta cuándo valía cada dato y quién había aprobado qué.
Cuatro síntomas del mismo problema
Tres versiones del mismo horario
El manual del curso, una circular antigua y la web decían cosas distintas. Todas seguían publicadas y nadie sabía cuál mandaba.
Las excepciones se escribían encima
Un cambio de acceso por obras acababa editado sobre el documento bueno. Terminada la obra, nadie deshacía el cambio.
El criterio vivía en personas
Las respuestas finas — qué aplica a cada campus, qué se hace en un caso raro — dependían de dos o tres personas concretas.
Cada campus respondía distinto
La misma pregunta de una familia recibía respuestas diferentes según quién la cogiera y en qué sede.
Subir todo eso a una IA no lo arregla: lo mezcla. Lo aprobado, lo caducado y el borrador conviven en el mismo saco, y el agente recupera lo que más se parece a la pregunta.
Lo que construimos
Tres capas, en este orden.
01
Refinería
Cada fuente —manuales, circulares, páginas internas, tickets de recepción, actas de coordinación— entra por un mismo embudo. De cada documento se extraen hechos concretos, del tamaño de una respuesta, y cada uno viaja con la frase textual de la que sale. Un hecho sin cita no se propone.
Produce
Propuestas atómicas con su cita literal y su fuente enlazada.
02
Canon con autoridad y vigencia
Una persona del centro revisa cada propuesta y decide: aceptar, corregir o descartar. Solo lo aceptado entra al canon, con su sello de fuente, fecha, versión y aprobador. Las excepciones temporales viven aparte, con fecha de fin obligatoria: desplazan al canon mientras están vigentes y caducan solas.
Produce
Un canon aprobado, trazable y con caducidad donde hace falta.
03
Agentes que citan su fuente
El agente responde desde el canon y aplica el aviso vigente si lo hay, indicando de dónde sale cada dato y hasta cuándo vale. Cuando la pregunta no tiene respuesta aprobada, no improvisa: lo dice, la pasa a una persona y esa pregunta queda registrada para convertirse en conocimiento nuevo.
Produce
Respuestas con fuente y vigencia — y una salida honesta cuando no se sabe.
El ciclo completo
De un PDF a una respuesta con fuente.
Demo del caso: del documento al agente que cita su fuente — 39 s en bucle. Datos de ejemplo.
Método CURA
Cómo gobernamos lo que el agente sabe.
Capturar, unificar, revisar y aprobar. Es la metodología con la que construimos cualquier Company Brain, y la razón por la que un agente puede decir de dónde sale cada respuesta.
01
Documentos
manuales, circulares, correos, actas
02
Propuestas con cita
la IA propone — nada se afirma aún
03
Revisión humana
una persona acepta, corrige o descarta
04
Canon aprobado
con fuente, fecha, versión y vigencia
La IA propone; una persona aprueba
Ninguna extracción automática entra al canon sola. No hay atajo, ni siquiera con prisa.
Los avisos caducan solos
Toda excepción temporal nace con fecha de fin. Nadie tiene que acordarse de retirarla.
Cada dato, con fuente y fecha
Se puede auditar en cualquier momento qué sabe el cerebro y de dónde lo sacó.
Estándar abierto: es suyo
El canon se guarda en OKF, texto plano en carpetas. Se abre, se versiona y se lleva sin depender de nosotros.
El Método CURA es la sala de máquinas del paso Estructurar. Ver el método completo.
Qué se queda el centro
Mapa de fuentes
Dónde vivía cada pieza de conocimiento, en cuántas versiones y quién mandaba sobre ella.
Canon operativo
El conocimiento aprobado del centro, con su sello de trazabilidad ficha a ficha.
Mesa de trabajo
Bandeja de revisión, avisos con caducidad y registro de decisiones — el sitio donde el equipo mantiene su cerebro.
Rituales de mantenimiento
Revisión semanal con timebox, barrido de caducidades y chequeo mensual de salud.
Todo ello en formato abierto: el canon es texto plano en carpetas, legible sin nuestras herramientas. El cerebro es del centro, aunque un día dejemos de trabajar juntos.
No publicamos aquí métricas de ahorro ni de retorno: la implantación sigue en curso y cualquier cifra a estas alturas sería marketing, no medición.
¿Su conocimiento también vive en tres sitios a la vez?
Nuestro agente hace el diagnóstico ahora mismo, en cinco minutos.